Gestão de contratos: 5 pontos que todo administrador precisa conhecer

De quem é a responsabilidade pela gestão de contratos? Na maioria das empresas, esse papel recai sobre o jurídico. O que não significa, de forma alguma, que esse tema deva ficar restrito aos advogados corporativos.

Pelo contrário, contratos são ativos fundamentais para todos os setores e estão diretamente relacionados à administração da empresa. Por isso, qualquer administrador ou gestor deve ser capaz de olhar para os principais pontos da gestão de contratos.

Mas, afinal, quais são esses pontos? Fizemos uma lista de cinco aspectos que são fundamentais para profissionais que não vêm do Direito, mas precisam se aproximar dessa área. Contudo, antes, que tal alinhar o que entendemos por "gestão de contratos"?

O que é a gestão de contratos?

Gerir contratos não é apenas cuidar da burocracia relacionada à elaboração e assinatura de um contrato. A gestão de contratos engloba um conjunto de atividades mais amplas, que visam minimizar riscos e aumentar a segurança jurídica do negócio como um todo.

Essas atividades vão desde a negociação prévia de cláusulas, padronização de processos e termos, organização de documentos auxiliares, até o monitoramento dos dados sobre contratos, entre tantas outras demandas.

Em 2022, o Censo Jurídico, uma das maiores pesquisas sobre o mercado jurídico do Brasil, mostrou que a gestão de contratos é a terceira atividade que mais toma tempo dos departamentos jurídicos, atrás apenas do atendimento de requisições de outros setores e da elaboração de relatórios.

Assim, administradores e gestores têm um importante papel a cumprir, aproximando-se do jurídico e contribuindo para identificar pontos de melhoria e oportunidades.

5 pontos para aproximar administradores da gestão de contratos

A gestão de contratos pode ser uma área completamente nova para você, mas isso não é motivo para deixar de lado esse aspecto fundamental da sua empresa.

Veja, a seguir, uma lista com cinco pontos de conhecimento e ação para se aprimorar na gestão de contratos:

1. Bases legais e alterações nas leis sobre contratos

Embora garantir a segurança jurídica da empresa seja papel do jurídico corporativo, é essencial que os administradores do negócio conheçam os regramentos básicos que regulam a elaboração, assinatura e renovação de contratos.

No Brasil, a principal legislação a normatizar os contratos é o Código Civil (Lei 10.406/22). Ali, tem-se um capítulo específico apenas para tratar desse tipo de relação contratual. Contudo, nem tudo está sintetizado no Código Civil.

Diversos outros regramentos incidem sobre os contratos, e alguns são bastante recentes. É o caso, por exemplo, da Lei de Licitações e Contratos, fundamental para os administradores e gestores de empresas que mantêm negócios com a administração pública, autarquias e fundações.

Evidentemente, você não precisa ser um especialista. Mas é fundamental que esteja atualizado sobre as principais novidades da área jurídica para fazer análises e propor soluções mais assertivas, não é mesmo?

2. Segurança e privacidade dos dados das partes

Desde que a LGPD entrou em vigor, a preocupação com a segurança e privacidade de dados tornou-se central na maioria das empresas. E, com a gestão de contratos não poderia ser diferente.

Enquanto administrador ou gestor de uma empresa, você deve estar atento a alguns aspectos, como:

• A coleta de dados das partes para a elaboração dos contratos: certifique-se de que sua empresa está coletando apenas os dados verdadeiramente necessários e que tem mecanismos para deixar clara a finalidade da coleta;
• O armazenamento dos contratos: um dos aspectos mais importantes da LGPD diz respeito à guarda dos dados coletados, por isso, todos os contratos devem estar armazenados em uma plataforma segura e confiável, como uma nuvem criptografada;
• Controle de acesso aos contratos: o departamento jurídico tem ciência sobre quais e quantos colaboradores podem acessar a íntegra dos contratos? Considere também se as plataformas pelas quais esses documentos circulam (sistema, e-mails, chats, WhatsApp, etc.) são seguras e rastreáveis.

Além de dados pessoais, os contratos também trazem informações confidenciais da empresa. Por esse motivo, é essencial manter controle sobre esses ativos.

Mais uma vez, embora a segurança de dados seja responsabilidade do jurídico da sua empresa, é importante que todos os gestores do negócio tenham ciência sobre os procedimentos adotados.

3. Controle de prazos e procedimentos de renovação

A falta de controle sobre prazos pode trazer danos para a gestão e operação do seu negócio.

Um contrato com fornecedores estratégicos, que deixa de ser renovado no prazo, pode levar à quebra de toda uma cadeia de produção, por exemplo. Da mesma forma, a manutenção de um serviço cujo prazo contratual venceu pode colocar sua empresa em uma situação de irregularidade legal.

Os contratos podem ter validade por período determinado ou indeterminado, e geralmente trazem cláusulas para condicionar a renovação ou não do vínculo entre as partes. Isso agrega à gestão um novo nível de complexidade.

Como o jurídico - ou a área responsável pelos contratos - controla os prazos de vencimento? Existe um processo claro, ágil e seguro para efetivar todo o processo de renovação? Essas são algumas das questões que devem nortear a análise de qualquer gestor.

4. Técnicas e canais de negociação

A negociação das cláusulas de um contrato não é assunto exclusivo do jurídico. Contratos de grande valor, ou com parceiros e fornecedores estratégicos, exigem não apenas conhecimento jurídico, mas também habilidade de negociação.

Por isso, gestores de outras áreas podem ter participação nesse processo. Se esse for o seu caso, primeiro certifique-se dos limites legais da operação, e só depois parta para o processo de negociação.

Lembre-se de que há inúmeros materiais na internet para aprimorar suas habilidades de negociação. Além disso, antes de começar, mapeie quais os melhores canais para essa missão.

Com a pandemia da covid-19 e a popularização do home office, algumas etapas da negociação que antes eram feitas presencialmente foram substituídas por meios online.

Mesmo assim, antes de decidir por seguir com uma negociação remota, avalie o perfil da contraparte e a importância da negociação. Assim, você terá insumos para escolher o melhor canal de contato e negociação.

5. Análise do processo de ponta a ponta

Um dos fundamentos da administração empresarial é a Gestão de Processos. Muitos cursos de graduação na área, inclusive, reservam espaço na grade curricular para a inclusão dessa matéria.

Na maior parte dos casos, a gestão de processos está associada a processos organizacionais. Mas ela também pode - e deve! - ser aplicada à área jurídica da empresa.

Quando se trata da gestão do ciclo de vida dos contratos, o desafio principal é gerenciar um processo que é longo e burocrático. Da negociação à elaboração, passando pela assinatura, armazenamento, controle de cláusulas sensíveis e renovação do contrato.

Para apoiar o jurídico nessa missão, é possível se valer de técnicas próprias da gestão de processos. Dentre elas, tem-se o mapeamento dos processos, o desenho de fluxos e a documentação de procedimentos-padrão.

Tecnologias para a gestão de contratos que todo administrador precisa conhecer

Não importa há quanto tempo você saiu dos bancos da faculdade: as tecnologias relacionadas à gestão de contratos vêm evoluindo dia a dia e é preciso manter-se atualizado.

Algumas dessas tecnologias são bastante novas no Brasil, e ainda pouco populares. Outras já têm uso massivo, principalmente devido à transformação digital promovida pela pandemia da covid-19.

Abaixo, separamos algumas das principais soluções tecnológicas que já estão entre nós, e que vão transformar o mercado nos próximos anos.

- Ferramentas de edição e elaboração de contratos online

Soluções para edição e elaboração de contratos de modo online ganharam espaço nos últimos anos. Na prática, o contrato deixa de ser escrito em um arquivo no computador de cada colaborador e ganha espaço na nuvem.

As possibilidades de edição também evoluíram, e hoje já é possível manter bibliotecas de documentos compartilhadas, com modelos pré-prontos de contratos, por meio de plataformas gratuitas, como o Google Drive.

Soluções mais avançadas já possibilitam, inclusive, o preenchimento automático dos dados de um contrato. É o caso, por exemplo, do Projuris Empresas.

Em um cenário que conta com equipes cada vez mais móveis e descentralizadas, trabalhando de modo colaborativo, essas ferramentas serão cada dia mais necessárias.

- Assinatura digital

Até poucos anos atrás, a assinatura era um dos processos mais demorados no ciclo de vida dos contratos. Os documentos precisavam ser enviados de forma física às partes, ou então, marcava-se um horário para fazer a assinatura.

A autenticação das assinaturas também era burocrática e, muito frequentemente, envolvia uma ida ao cartório. Com a assinatura digital, esse cenário mudou.

Agora, é possível receber documentos para assinar por e-mail - ou por outros canais de contato - e assinar de qualquer lugar, em poucos cliques. E, o melhor, a assinatura digital pode ter a mesma validade jurídica que uma assinatura em papel.

Existem diversos players no mercado ofertando soluções de assinatura digital. Alguns softwares para contratos também contam, até mesmo, com a assinatura integrada. Assim, não é necessário acessar outra plataforma, todos os processos ficam centralizados em um único local.

- Soluções de business intelligence para contratos

O Censo Jurídico 2022 levantou números sobre o uso de soluções de BI (Business Intelligence) para análise de dados, por parte de advogados e gestores jurídicos.

Os resultados mostraram que quase metade dos participantes (49%) já faziam uso de algum tipo de solução de Business Intelligence nas suas empresas.

Uma ferramenta de BI pode levar à tomada de decisões mais assertivas, ao permitir que de se observem dados estratégicos. Por exemplo, o número de contratos firmados mensalmente, o volume de contratos que vencem no próximo trimestre, o valor médio desses contratos, os principais tipos de contratos, entre tantos outros indicadores.

E as soluções para construção de dashboards de BI estão cada dia mais acessíveis. Assim como há soluções pagas exclusivas para BI, também os softwares e ERPs têm investido em desenvolver ferramentas próprias para a análise de dados.

É o caso, por exemplo, do Legal Intelligence, plataforma de Business Intelligence com foco no mercado jurídico. No Legal, por exemplo, há painéis nativos para a análise de todo o ciclo de vida dos contratos, com base nas informações que alimentam a plataforma da Projuris.

- Software para contratos

Softwares de gestão e ERPs são tecnologias bastante utilizadas, sobretudo em médias e grandes empresas. Pouco a pouco, no entanto, esse mercado entendeu que alguns setores dentro das empresas têm necessidades particulares, o que impulsionou o desenvolvimento de soluções especializadas.

Esse é o caso dos softwares para contratos. Esse tipo de plataforma facilita o gerenciamento de todos os procedimentos relacionados aos contratos e automatiza uma série de demandas.

Com um software para contratos você pode controlar todo o fluxo. Desde o momento em que alguém solicita a elaboração de uma nova minuta até o recebimento de avisos sobre o fim do prazo de renovação.

Assim, embora soluções especializadas, os softwares para contratos não são um investimento isolado. Quando bem utilizados, eles potencializam o trabalho de todas as áreas cujos resultados dependem do controle de contratos.

Conclusão

Embora a responsabilidade principal sobre a elaboração dos contratos seja sempre dos profissionais de Direito, é fundamental que gestores e administradores em geral detenham certo nível de conhecimento sobre gestão de contratos.

Esperamos que este conteúdo contribua para a sua caminhada profissional e ajude você a se aproximar do mundo jurídico. Para seguir aprendendo sobre o tema, considere ouvir o podcast abaixo. E até a próxima!